Avantages et inconvénients des lettres d'affaires

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Avantages et inconvénients des lettres d'affaires

Alors que des lettres d'affaires servent toujours comme une forme importante de la communication professionnelle, les nouveaux moyens de communications avec les clients sont à la disposition du propriétaire. Ces méthodes, telles que l'e-mail ou la vidéoconférence, illustrent à la fois les avantages et les inconvénients de la lettre écrite traditionnelle. Une opération d'affaires bien arrondi profite de chaque outil de communication utile.

Preuve de la Communication

Lettres écrites fournissent un enregistrement physique de la correspondance d'affaires; ils peuvent être déposées, arrachés pour référence et conservés pendant des années. Peu importe quel type de technologie vient le long, des mots imprimés sur papier est un support que chacun peut comprendre. Ceci est un avantage par rapport à e-mail; bien que e-mail peut être imprimé, la réception d'une lettre d'affaires ne nécessite pas de nouvelles mesures que pour l'ouvrir, le lire et de le déposer. Impression des e-mails de confirmation écrite doit inclure une imprimante de travail ainsi que de l'encre et du papier adéquat. Même avec ces éléments essentiels couverts, des bourrages papier, des pépins logiciels et plantages du programme e-mail peut interférer avec le retournement d'un message électronique en un écrit. Lors d'un appel téléphonique d'affaires est fait, chaque personne peut interpréter différemment le résultat, parce qu'il n'y a aucune preuve visuelle de la conversation; une lettre de l'entreprise énonce clairement les termes de toute rencontre professionnelle afin que les deux parties comprennent l'entreprise à portée de main.

Courtoisie et langage

Lettres d'affaires sont souvent plus professionnel dans le ton que par e-mail. Même dans l'évolution de l'environnement des affaires d'aujourd'hui, les gens envoient des e-mails jonchées de l'argot, des émoticônes et des détails personnels. Personne ne dessiner dans un visage souriant et inclure une citation de film préféré au bas d'une lettre de ventes, mais les gens le faire tous les jours avec l'e-mail. Utilisation de Cortés titres et les salutations sont également négligé quand faire des affaires par e-mail. Bien que ce soit un comportement appris, il est répandu. Une langue est plus poli et pragmatique lorsque tapé sur officielle, tête physique et posté ou remis au destinataire, ce qui lui donne un avantage professionnel.

Temps

Comme le dit le vieil adage, "Time is money", et le temps est l'inconvénient de lettres d'affaires. Envoi d'une lettre par la poste régulière prend du temps; une lettre peut même être perdu, endommagé ou détruit en transit. Affaires des appels téléphoniques, des conférences vidéo et des e-mails sont des moyens rapides, presque instantanée pour communiquer avec un client, et les affaires se déplace le long plus vite. En attendant une lettre d'affaires important peut prendre quelques jours ou quelques semaines, en fonction de la distance entre les participants.

Stockage

Alors que des lettres d'affaires peuvent être déposés loin, ils prennent également beaucoup d'espace. La nature physique de la lettre finit par être un inconvénient en ce qui concerne le stockage. Certaines entreprises ont des pièces entières pleines de classeurs contenant plusieurs décennies de la communication, de l'espace qui pourrait être utilisé pour de nouveaux bureaux ou de matériel. Depuis la communication électronique ne nécessite pas de papier, la valeur des e-mails de plusieurs années adapter facilement sur un disque dur externe ou un lecteur flash, et peut être stocké dans un tiroir de bureau.

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